Aralık ayındayız. Esnafa ve şirketlere, yani mali tabirle “mükellef”e yıllardır anlatılmakta zorlanılan bir sürece girdik; Defter tasdik süreci...
Yıllardır aralık ayı içerisinde mali müşavirler, mükelleflerinden bir sonraki yıl için maliyet yansıtma bedellerini ister. Defter tasdik bedelleriyle aynı döneme denk geldiğinden ve defter tasdik işlemlerinin de tıpkı ticaret sicil işlemleri gibi münferit işlerden biri olduğundan dolayı, ödemeler mükelleften toplu halde alınır. Ancak her ne kadar bu bedel alışılmış adıyla defter tasdik parası diye anılsa da salt olarak defter tasdik parası değildir.
Peki defter tasdik parası ve maliyet yansıtma bedeli nedir?
Mükelleflerin, kayıtlarını belli bir hesap planına ve kanuni usullere uygun şekilde tutmak zorunda olduğu defterler vardır. Bu defterlere mükelleflerin yıl içerisinde yaptığı bütün mali işlemler kaydedilir. Bu kayıtlar öyle herhangi bir kâğıda ya da deftere yapılmaz. Noter tarafından onaylanmış defterler olması gerekir. Noterler bu defterleri her yıl aralık ayı sonuna kadar onaylarlar. Mali müşavirler ise, mükelleflerin işlem kapasitesine göre belirledikleri sayılarda defter yapraklarını tasnifleyip, numaralandırarak noter kayıtlarını oluştururlar. Bu bilgiler doğrultusunda noterler, mükelleflerin defterlerini tasdik eder ve mali müşavirlere verirler. İşte bu işlemin hem noter tasdik bedeli kısmı, hem de mali müşavirin işlem bedeli kısmı vardır. Buna Defter tasdik bedeli denir.
2025 yılı itibariyle, 1.sınıf mükelleflerin tamamı elektronik defter sistemine tabi olacaktır. Fiziki olarak tutulacak defter sayılarının düşeceğinden dolayı işin noterlik kısmının bir bölümü e defter kullanıcı bedeline dönüşecektir.
Buraya kadar olan kısım Defter tasdik bedelleri ile ilgiliydi. Bunun dışında oluşan bedel ise “Alan maliyet bedeli.”
Peki, nedir bu alan maliyet bedeli;
Bildiğiniz gibi mali müşavirler ile mükellefler arasında, “beyanname aracılık ve sorumluluk sözleşmesi” yapılır. Bu sözleşme gereği, mükelleflerin işlemleri gelir idaresi başta olmak üzere birçok kuruma beyan edilir. Aynı zamanda mükelleflerin kayıtları tek düzen hesap planı denilen esaslara göre kayıt altına alınır. Buna da defter tutma denir. Mali müşavirler hizmet bedellerini bu işlemler karşılığında her ay düzenli olarak alırlar ve buna muhasebe ödemesi denir.
Bunların dışında, mükelleflerin aldığı kararlardan dolayı ya da bazı yasal zorunluluklar gereği özellikli işlemler vardır. Bunlar: Adres değişikliği, Sermaye artırımı, hisse devri, tür değişikliği, defter tasdiki gibi işlemlerdir. Bedelleri ise işleme göre ayrı olarak hesaplanır. Bu işlemleri yapma zorunluluğu veya ihtiyacı olan mükellefler bu doğrultuda ödemelerini yapar.
Alan maliyet bedeli ise mükelleflerin, muhasebe sistemlerinin, kendi bünyeleri dışında farklı bir yerde kurulu olmasından dolayı, o sistemin içerisinde kullandıkları alanın maliyet bedelidir. Mükellefin fiziki işyeri dışında bir eklentisi olarak kullandığı dijital ve fiziki alanın kullanım maliyeti bir önceki yılın verileri baz alınarak hesaplanır. Bu alan maliyeti, mükellefin iş hacmine göre değişiklik göstermektedir. Banka kayıtlarının sayısı fatura kayıtlarının sayısı, personel hareketliliği gibi işlemler arttıkça kullandığı alanda artmakta olduğundan her mükellefin belli aralıklarda alan maliyetleri oluşmaktadır. Dolayısıyla bu bedel bu alan için ödenen bedeldir. Her ay ödenen muhasebe ödemesine dâhil edilmez. Zira o bedel mali müşavirlik ve defter tutma hizmetinin karşılığı olarak ödenir. Beyannamelerin onaylanması, defterlerin ve kayıtların kontrol edilmesi gibi mali müşavirlik hizmetleri dışarıdan alındığı sürece muhasebe sistemi şirket içerisinde kurulsa dahi bu alan maliyeti oluşacaktır.
Bu bedelin “defter tasdik parası” olarak dillendirilmesi, zaman zaman mükellefler ile mali müşavirler arasında iletişim problemine yol açmaktadır. Tabi ki mükelleflerin hangi ödemeyi ne için yaptığını bilmek hakkıdır. Bu sebeple mali müşavirler de diğer birçok konuda olduğu gibi mükelleflerini bilgilendirmektedirler.
Özet olarak, dönem sonlarında ödenen bu bedeller aylık muhasebe ödemesi dışında takip eden yılın alan bedeli olarak ödenmektedir. Noterlere ödenen defter tasdik bedeli ayrıdır. Ancak aynı döneme denk geldiği için birlikte ödenmektedir.
